Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

 

Содержание

  1. Общие понятия и сфера применения
  2. Перечень баз персональных данных
  3. Цель обработки персональных данных
  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными субъекта персональных данных
  5. Местонахождение базы персональных данных
  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
  7. Защита персональных данных: методы защиты, ответственное лицо, сотрудники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных
  8. Права субъекта персональных данных
  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных
  10. Государственная регистрация базы персональных данных

 

1. Общие понятия и сфера применения

1.1. Определения терминов:

  • База персональных данных — именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных.
  • Ответственное лицо — назначенное лицо, организующее работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке в соответствии с законом.
  • Владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или по согласию субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных. Оно определяет цель обработки, состав данных и процедуры их обработки, если иное не установлено законом.
  • Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных.
  • Общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещённые и опубликованные с согласия субъекта персональных данных. Социальные сети и интернет-ресурсы, где субъект оставляет свои данные, не считаются общедоступными источниками (за исключением случаев, когда субъект прямо указывает, что данные размещены для свободного распространения и использования).
  • Согласие субъекта персональных данных — любое документированное добровольное волеизъявление физического лица, предоставляющее разрешение на обработку его персональных данных в соответствии с целью их обработки.
  • Обезличивание персональных данных — изъятие сведений, позволяющих идентифицировать личность.
  • Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, выполняемых полностью или частично в информационной системе и/или картотеках персональных данных, включая сбор, регистрацию, накопление, хранение, адаптацию, изменение, обновление, использование и распространение (реализацию, передачу), обезличивание, уничтожение сведений о физическом лице.
  • Персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, идентифицированном или могущем быть идентифицированным.
  • Распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать данные.
1.2. Настоящее положение обязательно для применения ответственным лицом и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.
 

2. Перечень баз персональных данных

Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

  • База персональных данных контрагентов.

 

3. Цель обработки персональных данных

Обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчётов за приобретённые товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины и Законом Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине».

 

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действия с персональными данными субъекта

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица, предоставляющим разрешение на обработку его персональных данных в соответствии с целью их обработки.
4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:
  • Документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать документ и физическое лицо.
  • Электронный документ с обязательными реквизитами, позволяющими идентифицировать документ и физическое лицо.
  • Отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе.
4.3. Согласие предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.
4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, о правах, определённых Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется во время оформления гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.
4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или половой жизни (особые категории данных), запрещается.

 

5. Местонахождение базы персональных данных

Базы данных, указанные в разделе 2, находятся по адресу продавца.6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

 

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу базы данных, или в соответствии с требованиями закона.
6.2. Доступ к персональным данным третьему лицу не предоставляется, если указанное лицо отказывается взять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не может их обеспечить.
6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подаёт запрос на доступ (далее — запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.
6.4. В запросе указываются:
  • фамилия, имя и отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего физическое лицо, подающее запрос (для физического лица — заявителя);
  • наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, заверяющего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица — заявителя);
  • фамилия, имя и отчество, а также иные сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого подаётся запрос;
  • сведения о базе персональных данных, в отношении которой подаётся запрос, или сведения о владельце или распорядителе этой базы персональных данных;
  • перечень запрашиваемых персональных данных;
  • цель и/или правовые основания для запроса.
6.5. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных уведомляет лицо, подавшее запрос, что запрос будет удовлетворён или что соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению с указанием основания, определённого в нормативно-правовом акте. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.
6.6. Отсрочка доступа к персональным данным для третьих лиц допускается в случае, если запрашиваемые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней со дня поступления запроса. При этом общий срок разрешения вопросов, затронутых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.
6.7. Уведомление об отсрочке доводится до сведения третьего лица, подавшего запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.
6.8. В уведомлении об отсрочке указываются:
  • фамилия, имя и отчество должностного лица;
  • дата отправки уведомления;
  • причина отсрочки;
  • срок, в течение которого запрос будет удовлетворён.
6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещён в соответствии с законом.
6.10. В уведомлении об отказе указываются:
  • фамилия, имя и отчество должностного лица, отказывающего в доступе;
  • дата отправки уведомления;
  • причина отказа.
6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в судебном порядке.

 

7. Защита персональных данных: методы защиты, ответственное лицо, сотрудники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

7.1. Владелец базы персональных данных оснащён системными и программно-техническими средствами, а также средствами связи, которые предотвращают утрату, кражу, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.
7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом. Ответственное лицо назначается приказом владельца базы персональных данных.
Обязанности ответственного лица в части организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указаны в должностной инструкции.
7.3. Ответственное лицо обязано:
  • Знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных.
  • Разрабатывать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в соответствии с их профессиональными, служебными или трудовыми обязанностями.
  • Обеспечивать выполнение сотрудниками владельца базы данных требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы данных.
  • Разрабатывать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы данных. Процедура должна включать нормы периодичности такого контроля.
  • Уведомлять владельца базы данных о фактах нарушения сотрудниками требований законодательства и внутренних документов в срок не позднее одного рабочего дня с момента выявления таких нарушений.
  • Обеспечивать хранение документов, подтверждающих согласие субъекта персональных данных на обработку своих данных, и уведомление указанного субъекта о его правах.
7.4. В целях выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:
  • Получать необходимые документы, включая приказы и другие распоряжения владельца базы данных, связанные с обработкой персональных данных.
  • Делать копии полученных документов, включая файлы и записи, хранящиеся в локальных вычислительных сетях и автономных системах.
  • Участвовать в обсуждении своих обязанностей по организации работы, связанной с защитой персональных данных.
  • Вносить предложения по улучшению деятельности, устранению недостатков в процессе обработки персональных данных.
  • Получать разъяснения по вопросам обработки персональных данных.
  • Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
7.5. Сотрудники, непосредственно осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в сфере защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность владельца базы данных.
7.6. Сотрудники, имеющие доступ к персональным данным, обязаны не разглашать их любым способом. Такое обязательство сохраняется после прекращения их деятельности, связанной с обработкой персональных данных, за исключением случаев, установленных законом.
7.7. Лица, имеющие доступ к персональным данным, несут ответственность за нарушение требований Закона Украины «О защите персональных данных» в соответствии с законодательством Украины.
7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели их обработки, но в любом случае не дольше срока хранения, определённого согласием субъекта персональных данных.

 

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:
  • Знать о местонахождении базы персональных данных, которая содержит его персональные данные, её назначение и наименование, местонахождение и/или место жительства (пребывания) владельца или распорядителя этой базы, либо дать соответствующее поручение уполномоченным им лицам на получение этой информации, кроме случаев, установленных законом.
  • Получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в частности, информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных.
  • Иметь доступ к своим персональным данным, которые находятся в соответствующей базе персональных данных.
  • Получать не позднее чем через тридцать календарных дней со дня поступления запроса, кроме случаев, предусмотренных законом, ответ о том, хранятся ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание своих персональных данных, которые хранятся.
  • Предъявлять мотивированное требование с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом.
  • Предъявлять мотивированное требование о внесении изменений или уничтожении своих персональных данных любым владельцем или распорядителем этой базы, если такие данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными.
  • На защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной утраты, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, ненадлежащим предоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления сведений, которые являются недостоверными или порочат честь, достоинство и деловую репутацию физического лица.
  • Обращаться по вопросам защиты своих прав, касающихся персональных данных, в органы государственной власти, органы местного самоуправления, в полномочия которых входит осуществление защиты персональных данных.
  • Применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

 

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право получать любые сведения о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, за исключением случаев, установленных законом.
9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе предоставляется бесплатно.
9.3. Субъект персональных данных подаёт запрос на доступ (далее — запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.
В запросе указываются:
  • Фамилия, имя и отчество, место проживания (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных.
  • Иные сведения, позволяющие идентифицировать личность субъекта персональных данных.
  • Сведения о базе персональных данных, в отношении которой подаётся запрос, либо сведения о владельце или распорядителе этой базы.
  • Перечень персональных данных, запрашиваемых субъектом.
9.4. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных уведомляет субъекта персональных данных о том, что запрос будет удовлетворён либо соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определённого в соответствующем нормативно-правовом акте.
9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

 

10. Государственная регистрация баз персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьёй 9 Закона Украины «О защите персональных данных».